Tietosuojaseloste – Toimeksiantajat

OK Perintä Oy on sitoutunut suojelemaan rekisteröityjen oikeuksia ja pitämään henkilötiedot turvassa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten OK Perintä Oy kerää, käyttää, säilyttää ja suojaa henkilötietojasi.

1. Rekisterinpitäjä

OK Perintä Oy
Y-tunnus: 0873725-0
Tiilitehtaankatu 7 A
65100 Vaasa

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Jenni Vainionpää
OK Perintä Oy
Tiilitehtaankatu 7 A
65100 Vaasa
privacy@okperinta.fi

3. Rekisterin nimi

OK Perintä Oy:n toimeksiantaja- ja markkinointirekisteri

4. Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseen (artikla 6.1.f) ja johdanto-osan kohta 47), sopimuksen täytäntöönpanemiseen asiakassuhdetta hoidettaessa (artikla 6.1.b)) tai rekisteröidyn suostumukseen (artikla 6.1.a)).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito toimeksiantajaan, asiakasviestintä ja markkinointi.

5. Rekisteröityjen ryhmä

Rekisteröityjen ryhmä koostuu toimeksiantaja-asiakkaiden yhteyshenkilöistä, potentiaalisen asiakkuussuhteen yhteyshenkilöistä ja rekisterinpitäjän sidosryhmään kuuluvien yhteyshenkilöiden yhteystiedoista.

6. Rekisterin tietosisältö

Nimitiedot
Asema yhtiössä
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Yritys/organisaatio
Yrityksen toimialaluokka
Muita yrityksen toimintaa kuvaavia luokittelutietoja

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään yhtiön verkkosivulla olevalla lomakkeella, toimeksiantosopimuksen yhteydessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä julkisista rekistereistä.

8. Säännönmukaiset vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolista alihankkijaa tai ohjelmistopalveluntarjoajaa, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.  Rekisterinpitäjä tällöinkin vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhtiö ei siirrä rekisteröityjen henkilö- tai muita tietoja EU tai ETA- alueen ulkopuolelle. Tietyt yhtiön lukuun toimivat henkilötietojen käsittelijät saattavat tietyin edellytyksin siirtää rekisteröityjen henkilö- tai muita tietoja EU tai ETA- alueen ulkopuolelle. Nämä tiedot siirretään kuitenkin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisteröidyn tietoja suojaten. Yhtiö rekisterinpitäjänä vastaa näiden henkilötietojen käsittelijöiden toimista kuin omistaan.

10. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään aina niin kauan kuin se on tarpeellista asiakkuussuhteen hoitamiseksi tai asiakassuhteen perustamiseksi.

11. Profilointi

Yhtiö ei harjoita profilointia rekisterissä oleviin henkilötietoihin.

12. Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Rekisteröidyn henkilötietoja käsittelevä henkilöstö koulutetaan, jonka jälkeen koulutuksia järjestetään vuosittain. Rekisterin tietoja voivat käsitellä ainoastaan henkilöt, jotka siihen työtehtäviensä vuoksi ovat oikeutettuja. Henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.

Yhtiö käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja sekä manuaalisena että sähköisenä aineistona.

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto skannataan sähköiseen muotoon ja tallennetaan osaksi rekisteriä. Tämän jälkeen aineisto tuhotaan siirtämällä se lukittuun tietosuojasäiliöön.

Sähköinen aineisto

Yhtiö on toteuttanut tarpeelliseksi katsomansa tekniset ja organisatoriset toimenpiteet rekisterin suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja käytöltä.

13. Tarkastusoikeus ja henkilötietojen korjaaminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee esittää kirjallisesti ja yksilöidysti siten, että yhtiö kykenee varmistumaan rekisteröidyn henkilöllisyydestä. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnönesittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Tarkastuspyyntö tulee esittää tietosuojavastaavalle (kohta 2). Tarkastuspyyntö voidaan esittää kerran vuodessa kuluitta, jonka jälkeen yhtiö perii hallinnollisena maksuna 20 euroa tarkastuspyynnön aiheuttamasta työstä. Yhtiö vastaa pyynnönesittäjälle yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyn ajan puitteissa (pääasiallisesti kuukauden kuluessa pyynnön esityksestä).

Mikäli rekisteröity toteaa tietonsa virheelliseksi, rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista tai poistamista. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava tiedon korjaamisesta sille, jolle rekisterinpitäjä on luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on vastaanottanut virheellisen tiedon, mikäli ilmoittaminen ei ole kohtuutonta. Korjauspyyntö tulee esittää tietosuojavastaavalle (kohta 2).

14. Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä esimerkiksi siihen saakka, kunnes rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansa pitävyyden. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa suoramarkkinointia. Mikäli rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

15. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, esimerkiksi yhtiön muuttaessa henkilötietojen käsittelyä koskevaa menettelyään ja viranomaisten ohjeistuksen tai lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.