5 skenaariota: milloin saatavien hallinnan ulkoistaminen ei ole kannattavaa?

Muistuttamisen ja varsinkin perinnän ulkoistaminen on tullut tutuksi monessa yrityksessä, mutta koko saatavan elinkaaren hoitaminen ulkopuolisen toimijan toimesta on alkanut yleistyä vasta viimeisen viiden vuoden aikana. Yleisempää tämä on kuluttaja-asiakkaisiin kohdentuvilla toimialoilla, mutta yhä enemmän myös yrityssaavien kanssa toimivat yritykset ovat ryhtyneet miettimään tätä vaihtoehtoa. 

Parhaiten laskun koko elinkaaren ulkoistaminen soveltuu tilanteisiin, joissa yrityksen laskutus on jatkuvaan sopimukseen pohjautuvaa (kuten sähköala, jätehuoltoala, terveydenhuoltoala). Näissä CRM on yksinkertaista ja esimerkiksi hyvitykset kohdistuvat aina tiettyihin laskuihin. 

Tällaisissa tapauksissa myös maksamisen asiakaspalvelun ulkoistaminen on toimiva ratkaisu ja ulkopuolinen toimija pystyy palvelemaan loppuasiakasta laadukkaasti. Reskontranhoidon säännöt on myös helppo muodostaa niin, että toimijan kirjaukset jatkavat samaa linjaa kuin yrityksen oma reskontra on toteuttanut.

Parhaimmillaan koko laskun elinkaaren ulkoistaminen onkin toimiva ja houkutteleva vaihtoehto, mutta siihen sisältyy myös pohdittavia seikkoja. Alamme markkinoinnissa kirjoitetaan paljon ulkoistamisen hyödyistä, mutta milloin ulkoistamista tulisi harkita erityisen tarkkaan?

Tässä muutama yleinen skenaario, joiden kohdalla ulkoistaminen ei välttämättä ole aivan suoraviivaista:

1. Yrityksellä on paljon hyvityslaskuja

Saatavien hallinnan ulkoistamisen sujuvuudelle haasteita alkaa tuoda tilanne, jossa yrityksellä on paljon hyvityslaskuja.  Mikäli hyvityslaskut kohdistuvat suoraan tietyille laskuille, ulkoistamisen onnistuminen on todennäköistä. Varsinkin yrityssaatavapainotteisessa toiminnassa hyvityslaskut kuitenkin ovat usein asiakaskohtaisia tai asiakas itse päättää niiden kohdistamisesta esimerkiksi maksun yhteydessä. 

Reskontrassa on näissä tilanteissa usein myös osahyvityksiä ja asiakkaan reskontrasaldo saattaa elää paljonkin päivä- tai viikkotasolla. Hyvänä esimerkkinä tällaisesta voidaan pitää tukkualan toimijoita. Mikäli paljon erilaisia hyvityslogiikkoja sisältävää reskontraa ja sen hoitoa lähdetään ulkoistamaan, tulee varmistua siitä, että uuden toimijan järjestelmä riittää kattamaan erilaiset kirjausskenaariot.

 2. Monitasoinen asiakasrekisteri

Koko laskun elinkaaren ulkoistaminen on kohtuullisen kevyttä silloin, kun yrityksen asiakasrekisteri on yksinkertainen ja laskutus kohdistuu aina tietylle y-tunnukselle. Haasteita ulkoistamisen toimimiseen syntyy silloin, kun yrityksen asiakas muodostuu useammasta tasosta (päätoimisto, alatoimisto/eri paikkakunnat tai liiketoimintayksiköt omina asiakasnumeroinaan). 

Tällainen tilanne edellyttää reskontralta joustavuutta ja kykyä hahmottaa kokonaisuus. Tämä haaste linkittyy vahvasti myös edellä mainitun hyvityslakuproblematiikan kanssa silloin, kun hyvityksiä on tarve kohdistaa päätoimiston alla oleville asiakasnumeroille.  

3. Pieni CRM suhteessa liikevaihtoon

Toinen ääripää on asiakkaat, joiden CRM on kooltaan hyvin pieni suhteessa liikevaihtoon. Näissä tilanteissa asiakassuhteet ovat yleensä hyvin tiiviitä ja suhteutettuna sen tuomaan arvontuotantoon ulkoistamisen resurssihyödyt voivat olla verrattain pienet.

 4. Projektien kautta toimivat yritykset

Oma erikoisuutensa on projektien kautta toimivat yritykset, joissa laskutus asiakkaan suuntaan muodostuu projektin edetessä. Näissä tilanteissa reskontra elää jatkuvasti ja automaatiota on vaikeaa hyödyntää kokonaisvaltaisesti. 

Myös laskutus usein henkilöityy projektinvetäjään ja kommunikaatio ulkoisen toimijan ja laskuttajan välillä voi luoda turhan väliportaan ja mitätöidä haetun resurssisäästön. 

5. Monimutkaiset sopimusmallit

Haasteita ulkoistamisessa voi syntyä myös tilanteessa, kun yrityksen sopimusstruktuuri on kompleksinen ja vaatii saatavanhallinnan näkökulmasta jokaisen asiakkaan yksityiskohtaista arviointia.

Onnistunut ulkoistaminen vaatii toimintamallien kriittistä tarkastelua

Laskun koko elinkaaren ulkoistaminen on isossa kuvassa yksinkertaiselta vaikuttava päätös. Erityisesti reskontran ja maksamisen asiakaspalvelun ulkoistamisen kannalta on kuitenkin tärkeää miettiä tarkkaan, miten nämä prosessit toimivat sisäisesti ja osallistaa päätöksentekoon ihmisiä, jotka tietävät miten asiat käytännössä tehdään.  

Ulkoistamisen onnistumisen kannalta on tärkeää poimia nykyisen toimintamallin toimivat osat sekä tunnistaa kehittämisen kohteet kokonaisuudesta. Tämä toteutuu varmimmin, kun palveluntarjoaja pääsee tutustumaan ja näkemään syvällisesti nykyisen kokonaisuuden eri osat.  

Suosittelemmekin valitsemaan saatavien hallinnan ulkoistamiseen kumppanin, joka on valmis sisäistämään yrityksen toimintamallit ja sitoutumaan sen tavoitteisiin.

Emilia Parkkali, asiakkuuspäällikkö
Mikko Toivonen, myyntipäällikkö